Auto-entreprise : mes outils de travail

Trouver des clients, faire les devis et la facturation, créer et suivre les projets, gérer le travail quotidien et la communication… Pas toujours facile d'être à la fois son propre patron et son propre employé ! Sans compter que, au delà du travail en lui même, l'entrepreneur peut faire face à de nombreuses émotions : la joie de l'accomplissement, d'une construction professionnelle et personnelle, mais aussi des défis, des remises en questions, des doutes, des difficultés…

Combinant moi même deux activités de chargée de communication bien-être et de praticienne Reiki, et comme pour toute auto-entreprise l'organisation et la clé !

Heureusement, de nombreux outils utiles et assez instinctifs d'utilisation peuvent accompagner la gestion d'une micro-entreprise : je vous en présente quelques uns dans cet article, en espérant que ce partage d'expérience vous soit utile ! N'hésitez pas à partager vos propres outils et cheminements en commentaire, je me ferais un plaisir de vous lire et vous répondre.

1. ORGANISATION QUOTIDIENNE : GESTION DES TÂCHES, SUIVI CLIENT ET COMPTABILITÉ

Si les méthodes de travail peuvent varier selon les rythmes, préférences et fonctionnements de chacun (personnellement, je préfère effectuer les tâches me demandant le plus de concentration le matin, parfois très tôt ;) ), de précieux outils en ligne peuvent accompagner la gestion quotidienne d'une auto-entreprise. Petit tour d'horizon de mes favoris !

- To-Do list, fiches clients et suivi : Notion

Le site Notion propose de créer des espaces de travail entièrement personnalisables, selon les besoins et préférences individuels. Cet outil vraiment complet est gratuit, et vous permet de prendre des notes, gérer des to-do list, intégrer des documents, suivre vos différents projets… Ou même, côté perso, établir une liste de lecture ou d'objectifs !

Si vous ne savez pas par quoi commencer, le site propose quelques templates de base, personnalisables et accessibles. Les pages peuvent être partagées : utiles pour créer des fiches de suivi clients par exemple, que vous pouvez aisément leur communiquer.

J'utilise cet espace de travail au quotidien, comme un tableau de bord personnel... Et même parfois un second cerveau ;)

- Comptabilité (facturation, devis, registre des ventes et des achats, aide à la déclaration URSSAF) : Facturation pro

L'outil en ligne Facturation pro permet de gérer l'ensemble de sa comptabilité de manière visuelle, simplifiée et instinctive.

Une fois comprise et intégrée les règles applicables en terme de comptabilité pour une auto-entreprise, que vous pouvez retrouver ici, Facturation pro propose l'ensemble des outils nécessaires : établir une facture, établir des devis, suivre les paiements, les achats professionnels effectués, un tableau récapitulatif du chiffre d'affaire du mois et des charges à déclarer...

L'utilisation de cette plateforme est gratuite jusqu'au 1000 premiers euros de chiffre d'affaire, et payante par la suite (licence au prix de 30€ valable 12 mois). De nombreux logiciels et applis dédiés à la gestion administrative et financière d'une micro-entreprise existent, n'hésitez pas à explorer pour faire votre choix en conscience et alignement !

- Sauvegarde et stockage de fichiers

La encore, rien de mieux pour gagner du temps et de l'énergie que... Des dossiers bien rangés, de préférence dès leur création et au fur et à mesure ! Rien de bien nouveau jusque là, je sais :)

Pour stocker ces dossiers et assurer mes arrières (scoop : je suis du signe astrologique de la vierge...Ascendant vierge, ca aide pour le côté organisation ;) ), j'effectue une fois par mois environ une sauvegarde sur disque dur, doublée par un stockage de mes fichiers pro et perso sur Dropbox.

Dropbox, de même que Google drive, permet également le partage de dossiers et de fichiers, ce qui est utile pour tout travail collaboratif.

Autres outils : Niveau organisation, il m'arrive également d'utiliser, de manière ponctuelle, zoom pour les réunions et coaching en ligne, ainsi que la plateforme du site Holom (comprise au sein d'un abonnement de praticien) pour la location de ma salle de pratique Reiki.

Si cela vous parle et correspond à vos besoins, des outils d'agendas en ligne existent, tels que Google calendar.

2. COMMUNICATION POUR PRATICIENS DE BIEN-ÊTRE : MES OUTILS DE CRÉTION WEB, VISUELLE ET RÉDACTIONNELLE

Mon activité de chargée de communication auprès de praticiens de bien-être et de thérapeutes m'amène à effectuer diverses tâches de conception et réalisation au quotidien : rédaction de textes de présentation, d'articles de blog ou de portraits, création de chartes graphiques, logos, posts de réseaux sociaux, cartes de visite et divers supports visuels, de Community management, ou encore un travail de création de site internet, de recherche de mots-clés et de référencement.

Pour découvrir mes réalisations : cliquer ici

Je vous propose de découvrir ici quelques uns de mes outils de création favoris, instinctifs d'utilisation et adaptés au travail collaboratif : mon objectif est de transmettre des supports pouvant être utilisés en toute autonomie par la suite par le praticien.

- Création graphique et visuelle : Canva

L'outil en ligne Canva permet de créer et télécharger différents visuels : logo, post Instagram, bandeau Facebook, flyer, document, logo... Instinctive d'utilisation, la plateforme propose une version gratuite, utile et suffisante pour les créations de bases, et une version professionnelle accessible sur abonnement payant (plus de photos, modèles et outils techniques de disponibles).

Des templates ou modèles sont proposés, directement au format demandé (post Instagram, Cover Facebook, Carte de visite...) que vous pouvez par la suite personnaliser selon votre identité visuelle. Autre astuce, la version payante permet de charger votre "brand kit" ou charte graphique dans un espace dédié : cela permet de retrouver vos couleurs, polices et logo facilement à chaque nouvelle création de document ! Vous pouvez également créer des dossiers, et partager les créations dans le cadre d'un travail d'équipe.

- Rédactionnel : Word, Google Drive

Pour le travail de rédaction (articles de blog, textes de site internet, présentations diverses...), j'utilise personnellement les outils classiques que sont Word et Google Drive.

- Création, gestion, partage et mise en ligne de sites internet : Wix

Les plateformes Wix et Squarespace proposent des templates (ou modèles) de site internet que l'on peut modifier. Vous pouvez y intégrer vos propres textes et contenus, et le modifier aux couleurs, polices et symbole de votre charte graphique.

Lorsque je crée un site internet pour un client, je privilégie l'usage de Wix, que je trouve instinctif dans son utilisation comme dans la transmission une fois le site terminé : si la construction du site nécessite quelques compétences techniques, notamment au point de vue visuel et côté référencement, chacun peut y apporter seul des modifications de textes, d'image ou d'information de manière assez simple.

La plateforme de création est gratuite, cependant l'hébergement du site ainsi que le nom de domaine sont payants, à des tarifs très raisonnables.

Autres outils : Pour l'impression de cartes de visite et de flyers, je recommande Vistaprint. Vous pouvez soit importer votre création (faite sur Canva par exemple), soit utiliser l'un des modèles proposés par le site. Et le modifier avec vos couleurs et polices.

3. SUPPORTS ET OUTILS DE COMMUNICATION

- Réseaux sociaux

Outils de communication indispensables de nos jours, les réseaux sociaux représentent également une belle opportunité de s'exprimer, de diffuser de belles énergies, mais surtout de se faire connaître et gagner en visibilité et clientèle. Au delà de cette visibilité et de l'aide au référencement, être présent sur les réseaux permet ainsi d'exister au plus près des habitudes, de communiquer sur différents registres et d'être proche de ses clients.

J'utilise donc pour ma propre communication : une page professionnelle sur Facebook, un compte Instagram, une chaîne Youtube, ainsi que deux pages Google My Business (une pour chacun de mes activités).

- Site internet et blog

Au centre de toute galaxie de communication à la fois éthique et efficace, avoir un site internet permet:

- de se présenter et se faire connaître par le biais de contenus pertinents, alignés et construits en conscience,

- d'expliquer et faire comprendre votre pratique, son fonctionnement, le déroulé d'une séance et ses bienfaits,

- de travailler les mots-clés et d'optimiser la visibilité,

- de centraliser l'ensemble des informations et supports de communication en une adresse web,

- de rassurer et susciter l'engagement des clients (notamment en partageant les avis clients).

J'ai crée mon site internet via la plateforme Wix, qui permet également de gérer, créer et publier les articles de blog.

- Travail de référencement et de mots-clés: SE Ranking

SEranking est un outil en ligne de recherche, travail technique de référencement et de recherche de mots-clés. En tant que chargée de communication, je suis abonnée à la vesrion professionnelle proposée par cette plateforme.

Astuce : Dans sa version gratuite, permet de vérifier 10 mots-clés par période de 24h. L'outil propose également la suggestion de mots-clés, de même que Google Ads. Cliquer sur "créer un projet", puis choisir l'outil "Recherche de mots-clés"

- Google My Business

Lorsque l'on effectue une recherche sur Google, les résultats de Google Maps, affichés à l'aide d'une carte interactive, apparaissent en haut de page et recensent l'ensemble des professionnels recherchés. Leur ordre d'apparition est déterminé selon le nombre et la qualité des avis clients, ainsi que la récence et la multiplicité des contenus qu'ils partagent.

Ces résultats de recherche sont associés aux fiches Google My Business de leurs propriétaires : disposer d'une fiche complète et mise à jour régulièrement constitue ainsi une étape importante pour construire une bonne visibilité web, et je veille à ce point en y partageant des publications chaque semaine !

- Outils de planification

Pour organiser et alléger la gestion des réseaux sociaux, il est possible de planifier les contenus à l'avance. Cela permet d'optimiser le temps consacré à la communication tout en libérant votre emploi du temps. J'utilise à cet effet la plateforme Planoly, dediée à Instagram, ainsi que Facebook Business.

J'espère que cet article vous a plu et vous sera utile dans la gestion de votre micro-entreprise !

Merci pour votre présence, je vous envoie de belles énergies lumineuses !

A bientôt,

Freelance - Communication éthique et bien-être à Bordeaux

Conseil et prestations en communication pour praticiens de bien-être et thérapeutes Praticienne Reiki Bordeaux - Energéticienne et soins énergétiques à Bordeaux